Data Processing Addendum
Last updated: May 2026
This Data Processing Addendum (DPA) governs the personal data OwnersPal processes on your behalf when you use the Service. If you're a US-based small business, you most likely don't need a signed copy — but it's here if your customers, your legal team, or your insurer asks. The terms below mirror the IAPP standard processor DPA, adjusted for OwnersPal's subprocessor list at /subprocessors.
How to use this page
Read it once. If your policies require a fully-executed instrument, download the Markdown, counter-sign, and email it to privacy@ownerspal.app. We'll counter-sign and return within five business days. Otherwise, your use of the Service constitutes acceptance.
Download DPA (Markdown)1. Scope and roles
Lorsque vous utilisez OwnersPal, vous (le Client) êtes le responsable du traitement de toutes les données personnelles que vous soumettez : les avis, les témoignages de clients que vous publiez sur votre propre site web, prospects, listes de contacts et jetons de comptes publicitaires de vos clients, ainsi que les réservations, commandes, demandes de devis et inscriptions sur liste d'attente que vos clients soumettent via votre site web OwnersPal. OwnersPal est le sous-traitant de ces données. Le présent DPA couvre le RGPD, le RGPD britannique, la CCPA/CPRA et d'autres lois comparables en matière de confidentialité dans la mesure où elles vous sont applicables. Il ne couvre pas les données qu'OwnersPal collecte directement auprès de vous en qualité de responsable du traitement (e-mail de facturation, connexion, analyses du produit) : celles-ci sont traitées dans notre Politique de confidentialité publiée.
2. Subject matter, duration, nature, and purpose
Objet : les données personnelles que vous ou vos utilisateurs finaux soumettez au Service. Durée : aussi longtemps que votre abonnement est actif, plus toute conservation postérieure à la résiliation nécessaire à la suppression ou à l'exportation. Nature et finalité : fournir le Service — génération de contenu, gestion publicitaire, suivi des avis, importation des témoignages que vous publiez sur votre propre site web, captation de prospects, gestion des réservations, réception des commandes et des devis, gestion des listes d'attente, fiches d'établissement, analyses et tout traitement auxiliaire strictement nécessaire pour fournir ces fonctionnalités. Personnes concernées : vos clients et prospects, ainsi que votre propre personnel qui utilise OwnersPal. Catégories de données : noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses postales, texte libre des formulaires de captation, détails des réservations et des rendez-vous (par exemple l'heure demandée et le nombre de convives), texte libre des commandes et des devis, contenu des avis publics, témoignages de clients publiés sur votre site web (y compris les noms et les propos des clients tels que vous les avez publiés), métadonnées des fiches publiques et jetons d'accès aux plateformes publicitaires que vous autorisez. Ne soumettez pas de données de catégories particulières (santé, biométrie, etc.) sauf accord écrit de notre part. Le Service produit également des statistiques agrégées pour votre site web publié : des compteurs quotidiens de pages vues et d'appuis sur les boutons avec une source de trafic approximative (un domaine référent ou « direct »). Ces compteurs n'utilisent ni cookies ni identifiants d'appareil, ne conservent aucune adresse IP, ne peuvent être rattachés à aucune personne et sont conservés pendant 13 mois glissants.
3. Customer instructions
OwnersPal processes personal data only on your documented instructions. The settings you configure in the OwnersPal dashboard — platform connections, audience definitions, approval rules, administrative actions — are your documented instructions for GDPR Article 28(3)(a). If we ever think one of those instructions is unlawful, we'll tell you promptly; we don't give legal advice.
4. Subprocessors
The current list of OwnersPal subprocessors is the page at /subprocessors. It's the single source of truth — we update it whenever a vendor changes. We'll give you at least 30 days' notice before adding a new subprocessor; if you object in writing during that window and we can't reach agreement, you can terminate the affected part of the Service. OwnersPal remains responsible to you for everything our subprocessors do.
5. Security measures
OwnersPal maintains appropriate technical and organizational safeguards: TLS 1.2+ in transit and AES-256 at rest; least-privilege access with audit logging; quarterly access reviews; written confidentiality and privacy training for staff; dependency scanning and patch management; backup and disaster recovery suitable for a SaaS of this scale. The measures above are our commitments as of the date above and may evolve, but won't materially weaken.
6. Personal-data breach
If we confirm a personal-data breach that affects your data, we'll notify you without undue delay and within 72 hours. The notice will include what we know at that point: nature of the breach, categories and approximate count of affected records, likely consequences, and what we've done about it.
7. Data-subject requests
We'll help you respond to requests your customers make to exercise their rights — access, rectification, erasure, restriction, portability, objection. If we get a request directly that's about your data, we'll forward it to you and won't respond on your behalf unless we're legally required to.
8. International transfers
Where personal data leaves the EEA, UK, or Switzerland in the course of providing the Service, OwnersPal uses a valid transfer mechanism — including the EU Standard Contractual Clauses (Commission Implementing Decision (EU) 2021/914) and the UK IDTA — incorporated here by reference. You're entering the relevant module(s) of those clauses with OwnersPal and authorizing OwnersPal to enter them with our subprocessors on your behalf.
9. Audit
We make available the information necessary to show we're meeting this DPA, including written responses to reasonable security questionnaires. If we obtain a SOC 2 / ISO 27001 report, sharing that under NDA satisfies your audit right under GDPR Art. 28(3)(h). Otherwise, you can audit on-site once per twelve months with 30 days' notice, at your expense, during normal business hours — without disrupting operations or accessing other customers' data.
10. Return and deletion of data
When your subscription ends, you choose — within 45 days — between (a) a machine-readable export of your personal data, or (b) deletion with a written certificate. If we're legally required to hold something longer, we keep it under the protections of this DPA. We may also keep salted-hash audit records strictly for abuse-prevention and legal defense (the May 2026 PII-hardening pass replaced plaintext email with HMAC-SHA256 hashes for the account-deletion audit trail) — those records aren't personal data of the deleted person.
11. Term
This DPA is effective on the date above and runs for the term of your subscription. Sections 6, 7, 9, 10, and anything else that should survive by its nature, do.
Questions, audit responses, or a signed copy: